Hiện kết quả từ 1 tới 10 của 10
  1. #1
    Tham gia
    21-04-2010
    Đến từ
    Hochiminh
    Bài gửi
    135
    Gửi tin nhắn qua Yahoo! tới escadmin Gửi tin nhắn qua Skype™ tới escadmin

    Phần mềm Quản lý văn thư eDoc

    Giải pháp Quản lý văn thư eDoc
    I. Giới thiệu Phần mềm

    Có thể thấy công tác quản lý văn thư chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên hiện tại, công tác quản lý văn bản của các cơ quan, doanh nghiệp thực hiện chủ yếu là thủ công và trên giấy tờ. Làm thế nào để thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp về việc quản lý văn bản? Làm sao để xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách hợp lý, thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
    Phần mềm quản lý văn thư eDoc là một giải pháp hoàn chỉnh trong việc tin học hóa công việc hành chính. Phần mềm tập trung vào việc quản lý văn thư cũng như các loại văn bản giấy tờ khác tại cơ quan một cách dễ dàng và hợp lý. Giúp cho người lãnh đạo, người đứng đầu đơn vị ra các chỉ thị, các quyết định một cách nhanh chóng chuyển đến đúng đối tượng cần hướng tới và theo dõi được tình trạng của chỉ thị mình ban ra.
    Phần mềm được xây dựng trên nền Web - based với các công nghệ tiên tiến nhất hiện nay và một hệ quản trị cơ sở mạnh giúp cho việc triển khai một cách dễ dàng và có tính bảo mật cao.




    II. Các lợi ích của Phần mềm

    Phần mềm quản lý văn thư eDoc có nhiều lợi ích nổi bật, cụ thể nó giúp cho các đối tượng sử dụng đơn giản, chuyên nghiệp trong nghiệp vụ và giúp cho cơ quan triển khai quản lý dữ liệu tập trung.
    1. Đối với cấp lãnh đạo
    • Giảm công sức và tiết kiệm thời gian công việc;
    • Ra các chỉ thị điều hành nhanh chóng, kịp thời;
    • Theo dõi và xử lý kịp thời tình trạng chỉ thị mình ban ra;
    • Nhận công văn và phê duyệt dễ dàng;
    • Quản lý các thông tin của cơ quan;
    • Tránh được những sai sót phát sinh;
    • …

    2. Đối với bộ phận văn thư
    • Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản đang ở đâu, quá trình sử dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ?
    • Dễ dàng quản lý các loại giấy tờ công văn;
    • Nhanh chóng khi lập các loại công văn, giấy tờ khi trình hoặc xin ý kiến lãnh đạo;
    • Theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn mình gửi đi;
    • Lập và thống kê các báo cáo chính xác;
    • Tránh được những sai sót phát sinh;
    • …

    3. Đối với nhân viên tham gia công việc
    • Nhận được các chỉ thị, công văn một cách nhanh chóng;
    • Phản hồi lại ý kiến của mình một cách thuận tiện;
    • Tiết kiệm các chi phí văn phòng, giảm được sự nhầm lẫn;
    • Người sử dụng dễ dàng làm việc, sắp xếp và quản lý được công việc của mình;
    • Các tiện ích đi kèm giúp nâng cao hiệu quả công việc;
    • Tránh được những sai sót phát sinh;
    • …

    III. Phần mềm Quản lý văn thư - eDoc
    Dựa trên mô hình thực tế và nhu cầu cấp thiết của nghiệp vụ văn thư chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu và xây dựng phần mềm quản lý văn thư eDoc. eDoc là một trong những phần mềm góp phần nâng cao hiệu quả tin học hóa công tác quản lý, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin văn bản một cách khoa học và tiện lợi; giải quyết các công việc trong các cơ quan, doanh nghiệp để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, nhân viên.
    1. Điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn thư eDoc
    • EDOC phần mềm quản lý văn thư tác nghiệp bao gồm: văn thư đi, văn thư đến, văn thư nội bộ. Văn thư dễ dàng cập nhật, lưu trữ thông tin đầu mục văn bản và đính kèm nội dung văn bản trở thành văn bản điện tử chia sẻ cho nhiều người. Các tập tin đính kèm được scan vào máy tính dưới dạng tập tin TIFF (ecopy);
    • Chức năng theo dõi quá trình đọc – xử lý công văn của người nhận công việc thông qua hệ thống email;
    • Tìm, lọc và thống kê công văn dễ dàng theo nhiều tiêu chí khác nhau;
    • Kết xuất nhanh danh mục công văn đã tìm lọc dưới các định dạng file báo cáo khác nhau;
    • Chức năng quản trị hệ thống xây dựng trên cơ sở các đối tượng sử dụng được phân quyền truy cập trên chương trình và trên dữ liệu;
    • Chức năng quản trị hệ thống có quyền cao nhất có quyền cấp (thu) quyền sử dụng chương trình cho những người khác;
    • Hệ thống mã hóa, bảo mật dữ liệu cao;

    • Thích hợp với nhiều loại thiết bị ngoại vi như nhiều loại máy quét, máy fax;
    • Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng web-based: chỉ cần một máy tính được kết nối mạng internet bạn hoàn toàn có thể đăng nhập vào chương trình và kiểm soát tất cả các hoạt động trong tổ chức của mình;
    • Tính mở - có khả năng thích hợp với các hệ thống phần mềm như eLib, ERP, CRM,...

    2. Tính năng của phần mềm eDoc
    • Quản lý công văn đến;
    • Quản lý công văn đi, công văn nội bộ;
    • Quản lý quy trình công việc;
    • Quản lý việc lưu trữ dữ liệu, hồ sơ;
    • Quản lý báo cáo và thống kê báo cáo;
    • Tìm kiếm thống kê công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau;
    • An ninh hệ thống và an toàn dữ liệu;
    • Tương thích với hệ thống máy fax, scan,…
    • Thích hợp ứng dụng;
    • Tính mở chương trình;
    • Quản trị người dùng;
    • Giao diện thuần việt;
    • Xây dựng trên mô hình ứng dụng web-based;
    • Tính năng quản lý mã vạch của phần mềm để quản lý kho, tử, kệ, ngăn và túi đựng hồ sơ nếu quy mô của kho lưu trữ lớn;
    3. Phần mềm eDoc
    • Phần mềm scan công văn giấy (hardcopy) vào máy tính thành tập tin định dạng TIFF (ecopy) và nhập đầu mục văn thư mới:
    o Sử dụng phần mên scan riêng của EDOC (application), sau khi scan xong 1 công văn gồm nhiều trang thành tập tin TIFF sẽ hiện ra FORM nhập đầu mục văn thư.
    o Sử dụng phần mên scan riêng của EDOC (application), sau khi scan xong rất nhiều công văn bao gồm nhiều trang thành nhiều tập tin TIFF khác nhiều(mỗi tập tin TIFF tương ứng với một công văn). Chương trình có chức năng nhập đầu mục văn thư với một hoặc nhiều tập tin TIFF đã được scan sẵn.
    • Phần mềm quản lý văn thư, quản lý các danh mục, và cài đặt hệ thống EDOC:
    o Sử dụng web application, dễ cài đặt, dễ triển khai, dữ liệu tập trung về nơi dễ quản lý, bảo mật cao, tránh được tình trạng trùng lập dữ liệu.

    4. Tin học hóa văn phòng
    • Quản lý quy trình xử lý công văn đi, đến, công văn nội bộ;
    • Quản lý tất cả các loại tài liệu dưới dạng: tiff,….
    • Phân quyền xử lý công văn theo vai trò và chức năng người dùng;
    • Theo dõi thời gian và quá trình xử lý công việc;
    • Tin học hóa các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm thông tin;
    • Cán bộ được nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin;
    • Góp phần cải cách thủ tục hành chính;
    5. Số hóa và lưu trữ tài liệu số
    • Công văn, quyết định, sách báo,… từ giấy tờ được eDoc scan bản gốc thành e-copy của bộ phân văn thư hoặc được fax trực tiếp vào phần mềm;
    • Những tài liệu khẩn có thể được bộ phận Văn thư Công ty thông báo sớm đến người có liên quan bằng tin nhắn SMS thông qua chức năng gửi SMS của phần mềm eDoc;
    • Những tài liệu thông thường sẽ được tự động chuyển thành E-mail gửi về Mail server qua công nghệ Data-to-Mail của phần mềm eDoc;
    • Quản lý siêu dữ liệu (metadata)cảu mọi tài liệu giấy, dạng âm thanh, video, hình ảnh. Tạo các điểm truy cập từ metadata. Có thể gán metadata cho mỗi tài liệu hoặc một phần tài liệu;
    • Quản lý mọi định dạng xml, html,…
    • Xem nội dung trực tiếp từ eDoc;
    6. Công nghệ - bảo mật
    • Phần mềm quản lý văn thư eDoc gồm Web application và Window application;
    • Webapplication thể hiện tốt nhất với trình duyệt FireFox với màn hình độ phân giải 1024x768;
    • Window application nên sử dụng trên window vista/Win7 để thể hiện được tối đa các tính năng ưu việt của .Net Framework 3.5;
    • Giao diện của E.Doc được thiết kế dựa theo phần mền MS OUTLOOK.
    IV. Giới thiệu tổng quan về phần mềm quản lý văn thư eDoc
    1. Đối tượng sử dụng
    • Người văn thư: nhận các công văn trên giấy (hardcopy), scan các công văn và nhập đầu mục văn thư. Gửi email phân phối công việc cho từng nhân viên tham gia xử lý công việc.
    • Nhân viên tham gia xử lý công việc: nhận email phân phối công việc, thực hiện công việc được giao, sau khi xử lý công việc thì gửi email phản hồi cho toàn bộ nhưng người có tham gia xử lý công việc cùng biết. Tải các tập tin đính kèm của công văn được ban hành có liên quan đến công việc của mình.
    • Cấp lãnh đạo: là người theo dõi quá trình xử lý công việc, khi xem xét quá trình xử lý nếu thấy công việc đã hoàn tất thì người lãnh đạo sẽ kết thúc công việc và cho ý kiến. Ý kiến của cấp lãnh đạo sẽ được gửi đến email của các nhân viên tham gia xử lý công việc này.
    2. Mô tả tổng quát
    Phần mền quản lý văn thư tác nghiệp bao gồm 3 mục lớn: mục quản lý văn thư, mục quản lý các danh mục, và mục cài đặt hệ thống.
    • Quản lý văn thư bao gồm:
    o Văn thư đến chờ xử lý: là các văn thư mới được scan và nhập đầu mục văn thư, đang chờ trình lãnh đạo phê duyệt.
    o Văn thư đến trình lãnh đạo: là các văn đã được xuất ra msword và in ra giấy, trình cấp lãnh đạo phê duyệt.
    o Văn thư đến chờ phân phối: sau khi các văn thư đã trình cấp lãnh đạo duyệt, đang đợi ý kiến nội dụng phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên tham gia xử lý công việc.
    o Văn thư đến đang xử lý: khi nhận được ý kiến nội dụng phân công công việc cho từng nhân viên tham gia xử lý công việc, người văn thư sẽ nhập chi tiết phân công công việc vào văn thư này và gửi email đi cho tất cả các nhân viên có liên quan đến công việc.
    o Văn thư đến đã xử lý xong: cấp lãnh theo dõi, xem xét nội dụng quá trình xử lý công việc, khi công việc đã hoàn tất thì người lãnh đạo sẽ kết thúc công việc này. Cho ý kiến về công việc đã xử lý, ý kiến này sẽ được gửi email cho tất cả các nhân viên tham gia xử lý công việc.
    o Văn thư đi đã lưu: những công văn đã ban hành trên giấy (hardcopy), được scan vào máy tính (ecopy) và cập nhập đầu mục văn thư.
    o Văn thư đi đã hủy: những công văn đã ban hành, đã được lưu trên hệ thống quản lý văn thư tác nghiệp nhưng đôi khi nội dung công văn có vấn đề cần chĩnh sửa thì có thể hủy.
    o Văn thư nội bộ đã lưu: những công văn đã ban hành trong nội bộ công ty, giữa các phòng ban với nhau. Có bản hardcopy, scan vào máy và nhập nội dung công văn.
    o Văn thư nội bộ đã hủy: nhưng công văn đã ban hành, nhưng nội dụng có vấn đề cần chỉnh sửa thì có hủy.
    • Quản lý các danh mục bao gồm:
    o Danh mục đối tác;
    o Danh mục nhân viên;
    o Danh mục phòng (ban);
    o Danh mục sổ công văn;
    o Danh mục loại công văn;
    o Danh mục độ khẩn;
    o Danh mục độ mật;
    o Danh mục quốc gia
    • Cài đặt hệ thống bao gồm:
    o Quản lý tài khoản đặt nhập riêng dành cho vị trí văn thư và cấp lãnh đạo;
    o Cài đặt hộp thư nghiệp vụ;

    3. Yêu cầu
    • Máy chủ LINUX
    • Application server JBOSS
    • Máy chủ hổ trợ JAVA 1.6.18 trở lên
    • Cơ sử dữ liệu My SQL 5.0 trở lên.
    Webmaster
    OnlinE Solution Company (ESC)
    145 D3 Binh Thanh, HCM - 71 Tran Quoc Toan, HN

  2. #2
    Tham gia
    21-04-2010
    Đến từ
    Hochiminh
    Bài gửi
    135
    Gửi tin nhắn qua Yahoo! tới escadmin Gửi tin nhắn qua Skype™ tới escadmin
    Webmaster
    OnlinE Solution Company (ESC)
    145 D3 Binh Thanh, HCM - 71 Tran Quoc Toan, HN

  3. #3
    Link dùng thử sản phẩm:

    http://edoc.esc.vn
    1. Nhân viên văn thư

    2. Lãnh đạo

  4. #4
    1. Nhân viên văn thư: username/password: nvvt/123456

    2. Lãnh đạo: username/password: ldtc/123456

  5. #5
    Thông tin về phần mềm liên tục được cập nhật tại địa chỉ http://edoc.com.vn
    Mọi người tham khảo thêm tại website trên nhé.
    Mọi thông tin thắc mắc về sản phẩm vui lòng liên hệ mình nhé

    Thanh Tuấn - 0907847563

  6. #6
    Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:

    Nguyễn Ngọc Thanh Tuấn
    Phòng kinh doanh
    145 D3, Phường 25, Quận Bình Thạnh
    Mobile: 0907847563
    Tel: 08.62944808 – 08.35127079
    Fax: 08.62581409
    Email: thanhtuan@esc.vn
    Website: http://www.esc.vn

  7. #7
    Nguyễn Ngọc Thanh Tuấn
    Phòng kinh doanh
    145 D3, Phường 25, Quận Bình Thạnh
    Mobile: 0907847563
    Tel: 08.62944808 – 08.35127079
    Fax: 08.62581409
    Email: thanhtuan@esc.vn
    Website: http://www.esc.vn

  8. #8
    Một số lợi ích đạt được khi sử dụng phần mềm eDoc:

    Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các CQNN để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức.

    Xây dựng hệ thống các kho VB điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về VB phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

    Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.
    Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo,… thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng.

    Quản lý toàn bộ các dự liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
    Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng.
    Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.

    Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia và hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.

  9. #9
    Lợi ích đạt được khi sử dụng phần mềm eDoc:

    Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các CQNN để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức.
    Xây dựng hệ thống các kho VB điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về VB phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
    Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.
    Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo,… thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng.
    Quản lý toàn bộ các dự liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
    Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng.
    Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.
    Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia và hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.

  10. #10
    Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:

    Nguyễn Ngọc Thanh Tuấn
    Phòng kinh doanh
    145 D3, Phường 25, Quận Bình Thạnh
    Mobile: 0907847563
    Tel: 08.62944808 – 08.35127079
    Fax: 08.62581409
    Email: thanhtuan@esc.vn
    Website: http://www.esc.vn

Chủ đề tương tự

  1. eDoc PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN THƯ TÁC NGHIỆP
    By escadmin in forum eDoc - Hệ thống quản lý công văn
    Trả lời: 2
    Bài cuối: 02-06-2011, 17:29
  2. 01/2011 ESC chính thức ra mắt phần mềm eDoc phiên bản 2.0
    By escadmin in forum eDoc - Hệ thống quản lý công văn
    Trả lời: 2
    Bài cuối: 02-06-2011, 17:28
  3. Các vấn đề về văn bản và cách định dạng văn bản
    By stevennguyenit in forum Thiết kế web
    Trả lời: 0
    Bài cuối: 02-06-2010, 11:29

Quyền viết bài

  • Bạn không thể gửi chủ đề mới
  • Bạn không thể gửi trả lời
  • Bạn không thể gửi file đính kèm
  • Bạn không thể sửa bài viết của mình
  •  
học kế toán | khóa học kế toán thuế | học kế toán tổng hợp | học kế toán thực tế | hoc ke toan | học kế toán thực hành